Estrategias para elaborar índices notariales extensos

Elaborar el índice de un protocolo con muchas fincas puede resultar realmente laborioso: introducir los datos de dirección, registro de propiedad y referencia catastral de cada finca requiere de tiempo y dedicación.

En ocasiones, se autorizan escrituras con cientos de fincas e introducir todo este volumen de datos desde el programa habitual con el que se elabora el índice en la notaría, puede convertirse en una mala experiencia, sobre todo por la lentitud de reacción de estos programas conforme se les hace manejar un gran número de información.

Cuestión de estrategia

En Notarline, para estos casos, utilizamos una estrategia distinta y contamos, por ejemplo, con unas platillas Excel que nos aportan mucha flexibilidad y rapidez en el tratamiento de grandes volúmenes de datos, para después incorporarlos al índice de forma automatizada.

Gracias a esta estrategia somos muy eficientes en la elaboración de los índices con grandes volúmenes de datos y estamos preparados para ayudar a cualquier notaría, aunque no se trate de un cliente habitual y solo requiera de nuestra ayuda puntualmente.

Sin duda, vale la pena pensar en la elaboración del índice en el momento de confeccionar la escritura. Nuestra experiencia confirma que un pequeño esfuerzo inicial cuando se prepara la escritura permite reducir significativamente el tiempo de elaboración de su índice.

Cualificado y con experiencia: así es el perfil ideal del empleado que elabora índices notariales

Existe la creencia errónea de que la elaboración de los índices informatizados puede recaer en cualquier empleado de la notaría, sin necesidad de que esté formado para ello.

Sin embargo, nuestra experiencia nos demuestra que este planteamiento es equivocado. La elaboración de los índices es tan importante y acarrea consecuencias de tal calado, que sólo un empleado debidamente cualificado debería realizarla. Los responsables de los índices deben conocer todos los actos jurídicos y su destino, además de saber interpretar los documentos y localizar los datos relevantes.

Para asegurar la calidad de su contenido, la elaboración del Índice requiere de la participación de un especialista en la materia, con la formación adecuada para dominar en detalle cada uno de los datos exigidos en el índice único y poder reflejar cualquier negocio jurídico de la forma más apropiada posible.

Es recomendable que en la notaría exista como mínimo una persona al margen del propio Notario, especializada en la elaboración del índice y con amplia experiencia en la correcta interpretación de los datos.

En un contexto como el actual, en el que prácticamente todo está digitalizado e interconectado, la precisión de los datos compartidos debe ser total. Cualquier error puede comportar consecuencias indeseables, con perjuicios para los clientes y para las notarías, que podrían llegar a ser sancionadas.

 

Formación y experiencia

En este tema, es tan importante mantenerse bien formado y al día de las novedades en índices, como la experiencia en su elaboración. Una o dos veces al año, el Consejo General del Notariado introduce modificaciones en los índices, que quedan reflejados en los manuales. Los profesionales encargados deben mantenerse activamente al tanto de todas las novedades que se van produciendo, casi de manera autodidacta.

Aquí, la experiencia también es un grado, ya que facilita la tarea de interpretar las escrituras e identificar los datos relevantes.

Otra de las cualidades que se valora en estos profesionales es su capacidad de organización y autoexigencia. No olvidemos que el volumen de trabajo en las notarías acostumbra a ser muy elevado y es imprescindible organizarse bien para cumplir los plazos de remisión de los índices.

 

La ayuda de Notarline

Notarline es la empresa de servicios para despachos notariales especializada en la elaboración de los índices notariales. Incluso cuando la notaría cuenta con profesionales encargados de este trámite, pueden contar con Notarline para cubrir sus vacaciones o bajas médicas.

Nuestros profesionales responden a diversos perfiles, que garantizan la calidad de nuestros índices. Desde expertos con un alto perfil técnico (licenciados en Derecho, opositores a notarías, personas con amplia experiencia en despachos notariales…), que son quienes clasifican los documentos y señalan los datos importantes, a grabadores de datos que introducen la información.

La suma de ambos perfiles garantiza la excelencia de los índices elaborados por Notarline.

Los notarios, los principales prescriptores de Notarline

Cada año que pasa son más los notarios que delegan en Notarline la gestión de los Índices Notariales, entre otros servicios. Las buenas referencias que dan de nuestro trabajo son motivo de orgullo.

 

Cuando acaba el año, es momento de hacer balance de lo vivido. En Notarline hemos querido analizar cómo nos han conocido nuestros clientes y cuál ha sido su motivación para confiar en nosotros. Estos son los resultados del análisis:

 

La mejor publicidad es el trabajo bien hecho

El 49% de los nuevos clientes del Servicio de Elaboración de Índices de Notarline han conocido el servicio a través de otros notarios. Esto significa que nuestros clientes valoran positivamente nuestro trabajo, hasta el punto de prescribirnos a sus colegas.

 

Se trata de algo que nos orgullece enormemente y que confirma, una vez más, que la mejor publicidad es el trabajo bien hecho.

 

También dice mucho del buen servicio que ofrece Notarline el hecho de que el 23% de los nuevos clientes son notarías que ya habían trabajado con nosotros en el pasado. Cuando han vuelto a tener la necesidad, no han dudado en contactar de nuevo con Notarline, lo que vuelve a ser un motivo de satisfacción.

 

Otras vías de entrada de clientes, aunque a mucha distancia de las anteriores, son Internet, la publicidad en las revistas y visitas comerciales.

 

Objetivo: poner al día los Índices

Respecto a las razones que han motivado la contratación del servicio, el 44% de los clientes han decidido externalizar la Elaboración de Índices para hacer frente a una situación de exceso de trabajo y 25% debido a la baja temporal de un empleado debido a la enfermedad o las vacaciones. En estos casos, delegar en Notarline la elaboración de los Índices informáticos les permite recuperar los atrasos y ponerse al día, con la tranquilidad que ello conlleva.

Por otra parte, también hay que desatacar que el 22% de los nuevos clientes externalizan la elaboración de los índices sin tener un retraso en envío de los índices y simplemente para optimizar el funcionamiento de su notaría.

Outsourcing: todo son ventajas

La externalización de servicios es una herramienta empresarial cada vez más extendida por sus múltiples beneficios. Las compañías que apuestan por delegar determinadas tareas o procesos a otras empresas especializadas mejoran su competitividad, al ganar en costes y eficacia. Y las notarías no son una excepción.

 

Según los datos de la VII Encuesta Adecco Outsourcing sobre externalización, casi 3 de cada 4 empresas encuestada tenían previsto externalizar servicios en 2019. Aunque la pandemia del Covid-19 ha alterado el panorama empresarial y económico, el outsourcing sigue siendo una opción al alza para la mayoría de las empresas. Así lo afirma la consultora Hasten Group: en plena desescalada del coronavirus, más del 64,6% de las empresas recurrieron a este modo de contratación, sobre todo las energéticas (75%), seguidas de las tecnológicas (72%).

Así es. La contratación de profesionales externos para que lleven a cabo determinados servicios es vista con buenos ojos con la finalidad de reducir costes, mejorar eficiencia, minimizar riesgos y aportar flexibilidad.

De acuerdo con el estudio de Adecco, los beneficios de la externalización más valorados son los siguientes:

  • Flexibilidad (27,4%): la empresa contratada ajusta su servicio a las necesidades concretas del proyecto que debe satisfacer. Este hecho permite mucha más flexibilidad a la hora de afrontar un aumento o disminución de trabajo y evita tener que incrementar o reducir la plantilla interna.
  • Aumento de la productividad (20,6%): el hecho de externalizar aquellas tareas en las que los integrantes del equipo no son expertos les da la oportunidad de centrarse en sus actividades principales, lo que los técnicos llaman el core business. La consecuencia directa es un incremento de la productividad por parte del equipo profesional.
  • Acceso a profesionales expertos (11,8%): la subcontratación de empresas especializadas en su campo garantiza una mejora de la calidad de los procesos. Además de mayor calidad, los expertos pueden aportar nuevos puntos de vista a los proyectos.
  • Reducción de costes (11,4%): la posibilidad de transformar costes fijos (personal, tecnología, herramientas…) en variables, supone un importante ahorro para las empresas que apuestan por el outsourcing, que puede alcanzar el 50% de los costes fijos.
  • Reducción de riesgos (10,6%): de índole legal, operacional y financiera.

 

 

Servicios más externalizados

Volviendo a la encuesta Adecco Outsourcing sobre externalización, los entrevistados enunciaron los aspectos que consideraban críticos dentro de las organizaciones en los siguientes 3 años y que, en muchos casos, podían ser solventados gracias a la externalización de servicios.

Las compañías se refirieron principalmente a la gestión de datos y las tecnologías basadas en Data & Analytics, Cloud Computing y automatización (18,1%), la incertidumbre económica y política global (16,9%) y la batalla por la atracción del talento (15,1%).

En menor medida hablaron del desarrollo veloz de nuevos productos, canales o apertura de nuevos mercados (14,2%), la ciberseguridad (11,8%), la reputación de marca (10,1%) o la industria 4.0 (9,7%). Por último, otro aspecto crítico de las empresas en los próximos años será la externalización de servicios de Recursos Humanos (4,1%).

En la edición previa de la misma encuesta se concretaron los servicios que más externalizaban las empresas por áreas.

 

El Outsourcing en los despachos notariales

Las notarías también se pueden beneficiar de las ventajas de la externalización de tareas y procesos. La clave del éxito del outsourcing en los despachos notariales se debe a la existencia de empresas proveedoras especializadas en el mundo notarial.

Son perfectamente externalizables las tareas administrativas que realizan internamente los despachos notariales -como la contabilidad y la gestión laboral- y que “roban” tiempo a los empleados de la notaría que, de otra manera, podrían dedicar a las labores propias del negocio.

Sin duda, un caso de éxito de outsourcing de servicios notariales es el de Notarline, que desde el año 2007 ofrece a las notarías su servicio de elaboración externalizada de los índices informatizados. Más de 200 notarios ya han confiado en este servicio, con muy buenos resultados. Se trata de un outsourcing muy efectivo, sobre todo para despachos que no cuentan con personal cualificado en la elaboración de los índices, tienen trabajadores temporalmente de baja o deben tramitar documentos que requieren de mucho tiempo y esfuerzo para la elaboración del índice (muchas fincas o sujetos).

Con seguridad, la externalización de servicios y procesos en los despachos notariales seguirá la misma estrategia que en la mayoría de las instituciones y empresas nacionales. El outsourcing, como una fórmula de eficiencia, productividad y competitividad, sigue teniendo un gran futuro.

Servicios de outsourcing: cómo acompaña NOTARLINE a las notarías

Más allá del reconocido Servicio de Elaboración de los Índices Notariales -por el que NOTARLINE se ha destacado en la última década-, la compañía también proporciona ayuda a los notarios para hacer frente a otras necesidades que les puedan surgir de manera puntual. Su especialidad en externalización le permite ofrecer servicios a medida, según el tamaño y las necesidades de cada notaría.

Sin duda, la marca NOTARLINE es conocida entre los despachos notariales por su eficacia y su flexibilidad a la hora de abordar la elaboración de los obligados índices. No en vano, desde 2007, ya ha gestionado más de 2 millones de documentos de casi 200 notarías de España, que se han beneficiado de la tranquilidad que les otorga confiar en su asistencia puntual y efectiva.

Sin embargo, aunque la elaboración de los índices notariales es el principal servicio de outsourcing de NOTARLINE, no es el único. En sus casi 14 años de historia se han dado diversas circunstancias que han permitido a NOTARLINE ayudar a las notarías prestándoles su apoyo externo, unos servicios de outsourcing diseñados ad-hoc para la necesidad de cada despacho.

 

Gestión de moratorias

Precisamente, en el contexto actual de pandemia, se estima que hay medio millón de expedientes de moratorias hipotecarias pendientes de formalizarse ante un notario. Ello se debe a que, cuando se decretó el primer estado de alarma por el Covid-19, una de las medidas que adoptó el Gobierno para ayudar a las familias más desfavorecidas consistió en imponer a los bancos un aplazamiento temporal del pago de las cuotas hipotecarias. Esta orden ha derivado en medio millón de expedientes que tienen que formalizarse en los próximos meses en las notarías.

Ante esta avalancha de trabajo, NOTARLINE colabora con muchos despachos notariales asumiendo parte de la gestión de estos expedientes, en caso de que el equipo profesional de la notaría no pueda atender tal avalancha y necesite de un equipo de refuerzo para hacerle frente.

 

Gestión de impagados

Otro servicio de outsourcing, novedoso en el ámbito notarial, es la externalización de la gestión de cobro e impagados. En tiempos de crisis, los plazos de cobro se alargan y el saldo de facturas impagadas se incrementa. Las notarías tienen que dedicar cada vez más recursos a la gestión de cobro y, en muchas ocasiones, lo hacen sin seguir ninguna metodología. Desde un servicio externo, diseñado exclusivamente para las notarías, se consigue sistematizar todo el proceso de cobro y de recobro, haciéndolo mucho más efectivo, ofreciendo unos beneficios reales.

 

Ayuda en la comprobación de certificaciones de saldos

Otro ejemplo de servicio que las notarías externalizan en NOTARLINE es la ayuda en la comprobación de certificaciones de saldos, una tarea nada fácil, que requiere tiempo, paciencia y sobre todo conocimientos de matemática financiera.

 

Jura de nacionalidad en el Colegio Notarial de Madrid

NOTARLINE, además de prestar sus servicios a las notarías, también colabora con los Colegios Notariales cuando así se lo requieren. El ejemplo más destacado ha sido la gestión por parte de NOTARLINE, en colaboración estrecha con los empleados del Colegio Notarial, de todo el proceso de juras de nacionalidad llevado a cabo en el año 2013 en la propia sede del Colegio.

 

En todos estos casos, y en otros muchos, NOTARLINE está demostrando que sus profesionales son el mejor aliado para externalizar algunos procesos administrativos de las notarías y que esta es una fórmula de eficiencia, productividad y competitividad que tiene, sin duda, un gran futuro.

 

NOTARLINE, el mejor aliado de las notarías en tiempos de pandemia

En el contexto actual, NOTARLINE aporta a los despachos notariales la tranquilidad de saber que podrán cumplir con sus obligaciones, aunque el virus altere la estabilidad de su plantilla profesional.

 

Cuando aún no hemos superado como colectivo los efectos del primer estado de alarma, un nuevo repunte de los casos de coronavirus nos ha abocado a una nueva declaración que atañe a todo el territorio nacional.

Esta situación de emergencia social tiene efectos en todos los ámbitos: económico, laboral, médico, escolar, familiar… y los despachos notariales, como elementos fundamentales de nuestra sociedad, no se quedan al margen.

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