Existe la creencia errónea de que la elaboración de los índices informatizados puede recaer en cualquier empleado de la notaría, sin necesidad de que esté formado para ello.
Sin embargo, nuestra experiencia nos demuestra que este planteamiento es equivocado. La elaboración de los índices es tan importante y acarrea consecuencias de tal calado, que sólo un empleado debidamente cualificado debería realizarla. Los responsables de los índices deben conocer todos los actos jurídicos y su destino, además de saber interpretar los documentos y localizar los datos relevantes.
Para asegurar la calidad de su contenido, la elaboración del Índice requiere de la participación de un especialista en la materia, con la formación adecuada para dominar en detalle cada uno de los datos exigidos en el índice único y poder reflejar cualquier negocio jurídico de la forma más apropiada posible.
Es recomendable que en la notaría exista como mínimo una persona al margen del propio Notario, especializada en la elaboración del índice y con amplia experiencia en la correcta interpretación de los datos.
En un contexto como el actual, en el que prácticamente todo está digitalizado e interconectado, la precisión de los datos compartidos debe ser total. Cualquier error puede comportar consecuencias indeseables, con perjuicios para los clientes y para las notarías, que podrían llegar a ser sancionadas.
Formación y experiencia
En este tema, es tan importante mantenerse bien formado y al día de las novedades en índices, como la experiencia en su elaboración. Una o dos veces al año, el Consejo General del Notariado introduce modificaciones en los índices, que quedan reflejados en los manuales. Los profesionales encargados deben mantenerse activamente al tanto de todas las novedades que se van produciendo, casi de manera autodidacta.
Aquí, la experiencia también es un grado, ya que facilita la tarea de interpretar las escrituras e identificar los datos relevantes.
Otra de las cualidades que se valora en estos profesionales es su capacidad de organización y autoexigencia. No olvidemos que el volumen de trabajo en las notarías acostumbra a ser muy elevado y es imprescindible organizarse bien para cumplir los plazos de remisión de los índices.
La ayuda de Notarline
Notarline es la empresa de servicios para despachos notariales especializada en la elaboración de los índices notariales. Incluso cuando la notaría cuenta con profesionales encargados de este trámite, pueden contar con Notarline para cubrir sus vacaciones o bajas médicas.
Nuestros profesionales responden a diversos perfiles, que garantizan la calidad de nuestros índices. Desde expertos con un alto perfil técnico (licenciados en Derecho, opositores a notarías, personas con amplia experiencia en despachos notariales…), que son quienes clasifican los documentos y señalan los datos importantes, a grabadores de datos que introducen la información.
La suma de ambos perfiles garantiza la excelencia de los índices elaborados por Notarline.
