Medir la satisfacción del cliente de la notaría es sencillo y muy positivo

Recientemente se ha publicado un estudio que analiza la percepción que tienen los ciudadanos de la profesión notarial. La encuesta, que tiene una periodicidad quinquenal, arroja resultados positivos, con un 77% de los usuarios que valora bien o muy bien el servicio en su conjunto. Desde Notaline aplaudimos la realización de este tipo de estudios, pero nos atrevemos a dar un paso más y alentar el análisis de la experiencia de los clientes propios de cada notaría.

 

El economista Philip Kotler, considerado el padre del marketing moderno, afirmaba que “el marketing identifica necesidades de un mercado objetivo y permite crear y entregar valor para satisfacer esas necesidades”. La clave es, por tanto, “identificar” para “satisfacer”.

Las palabras de Kotler tienen hoy en día una evidente aplicación práctica. Grandes superficies comerciales -como El Corte Ingles o Ikea- entidades bancarias, ayuntamientos y empresas e instituciones de todos los ámbitos y sectores piden a los usuarios que evalúen la atención y el servicio recibidos a través de llamadas telefónicas, encuestas online o sencillos pulsadores de satisfacción que se encuentran en el mismo lugar de prestación del servicio. Las respuestas obtenidas son valiosísimas para calibrar el servicio que se ofrece y poder introducir ajustes, en caso necesario.

 

Encuesta de satisfacción

No tardaremos mucho en ver de manera generalizada, también en las notarías, estos sencillos sistemas que miden el grado de satisfacción de los clientes. Hay tres buenos motivos para ello: la tecnología actual lo permite, los costes de implementar estos sistemas se han abaratado mucho en los últimos años y los clientes están acostumbrados a su uso.

Disponer de un pulsador de satisfacción en la recepción de la notaría, por ejemplo, permitiría al notario conocer sus puntos fuertes de cara al cliente y detectar las áreas de mejora en cuanto a atención y servicio.

 

Prueba piloto

Notarline ya puso en marcha una prueba piloto hace unos años en tres notarías de Barcelona y Badalona. Fue el primer sistema de encuestas en España para medir el grado de satisfacción de los clientes de una notaría y los resultados fueron muy positivos, tanto por parte de los notarios, como de sus clientes, que valoraron el deseo de mejora y de ofrecer un mejor servicio por parte del despacho notarial.

El sistema implementado consistía en un dispositivo táctil muy fácil de utilizar, intuitivo, poco intrusivo y que, colocado en la recepción o en una sala de firmas, permitía recoger la opinión de los clientes de forma inmediata.

El terminal recogía las respuestas y las enviaba en tiempo real a un sistema de Business Intelligence. Periódicamente Notarline hacía llegar al notario un informe personalizado con los resultados del cuestionario que le servía para conocer con más precisión los puntos fuertes y puntos débiles de su despacho.

La posibilidad de obtener el feedback de los clientes facilita, sin duda,.

Servicios de outsourcing: cómo acompaña NOTARLINE a las notarías

Más allá del reconocido Servicio de Elaboración de los Índices Notariales -por el que NOTARLINE se ha destacado en la última década-, la compañía también proporciona ayuda a los notarios para hacer frente a otras necesidades que les puedan surgir de manera puntual. Su especialidad en externalización le permite ofrecer servicios a medida, según el tamaño y las necesidades de cada notaría.

Sin duda, la marca NOTARLINE es conocida entre los despachos notariales por su eficacia y su flexibilidad a la hora de abordar la elaboración de los obligados índices. No en vano, desde 2007, ya ha gestionado más de 2 millones de documentos de casi 200 notarías de España, que se han beneficiado de la tranquilidad que les otorga confiar en su asistencia puntual y efectiva.

Sin embargo, aunque la elaboración de los índices notariales es el principal servicio de outsourcing de NOTARLINE, no es el único. En sus casi 14 años de historia se han dado diversas circunstancias que han permitido a NOTARLINE ayudar a las notarías prestándoles su apoyo externo, unos servicios de outsourcing diseñados ad-hoc para la necesidad de cada despacho.

 

Gestión de moratorias

Precisamente, en el contexto actual de pandemia, se estima que hay medio millón de expedientes de moratorias hipotecarias pendientes de formalizarse ante un notario. Ello se debe a que, cuando se decretó el primer estado de alarma por el Covid-19, una de las medidas que adoptó el Gobierno para ayudar a las familias más desfavorecidas consistió en imponer a los bancos un aplazamiento temporal del pago de las cuotas hipotecarias. Esta orden ha derivado en medio millón de expedientes que tienen que formalizarse en los próximos meses en las notarías.

Ante esta avalancha de trabajo, NOTARLINE colabora con muchos despachos notariales asumiendo parte de la gestión de estos expedientes, en caso de que el equipo profesional de la notaría no pueda atender tal avalancha y necesite de un equipo de refuerzo para hacerle frente.

 

Gestión de impagados

Otro servicio de outsourcing, novedoso en el ámbito notarial, es la externalización de la gestión de cobro e impagados. En tiempos de crisis, los plazos de cobro se alargan y el saldo de facturas impagadas se incrementa. Las notarías tienen que dedicar cada vez más recursos a la gestión de cobro y, en muchas ocasiones, lo hacen sin seguir ninguna metodología. Desde un servicio externo, diseñado exclusivamente para las notarías, se consigue sistematizar todo el proceso de cobro y de recobro, haciéndolo mucho más efectivo, ofreciendo unos beneficios reales.

 

Ayuda en la comprobación de certificaciones de saldos

Otro ejemplo de servicio que las notarías externalizan en NOTARLINE es la ayuda en la comprobación de certificaciones de saldos, una tarea nada fácil, que requiere tiempo, paciencia y sobre todo conocimientos de matemática financiera.

 

Jura de nacionalidad en el Colegio Notarial de Madrid

NOTARLINE, además de prestar sus servicios a las notarías, también colabora con los Colegios Notariales cuando así se lo requieren. El ejemplo más destacado ha sido la gestión por parte de NOTARLINE, en colaboración estrecha con los empleados del Colegio Notarial, de todo el proceso de juras de nacionalidad llevado a cabo en el año 2013 en la propia sede del Colegio.

 

En todos estos casos, y en otros muchos, NOTARLINE está demostrando que sus profesionales son el mejor aliado para externalizar algunos procesos administrativos de las notarías y que esta es una fórmula de eficiencia, productividad y competitividad que tiene, sin duda, un gran futuro.

 

NOTARLINE, el mejor aliado de las notarías en tiempos de pandemia

En el contexto actual, NOTARLINE aporta a los despachos notariales la tranquilidad de saber que podrán cumplir con sus obligaciones, aunque el virus altere la estabilidad de su plantilla profesional.

 

Cuando aún no hemos superado como colectivo los efectos del primer estado de alarma, un nuevo repunte de los casos de coronavirus nos ha abocado a una nueva declaración que atañe a todo el territorio nacional.

Esta situación de emergencia social tiene efectos en todos los ámbitos: económico, laboral, médico, escolar, familiar… y los despachos notariales, como elementos fundamentales de nuestra sociedad, no se quedan al margen.

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