Estrategias para elaborar índices notariales extensos

Elaborar el índice de un protocolo con muchas fincas puede resultar realmente laborioso: introducir los datos de dirección, registro de propiedad y referencia catastral de cada finca requiere de tiempo y dedicación.

En ocasiones, se autorizan escrituras con cientos de fincas e introducir todo este volumen de datos desde el programa habitual con el que se elabora el índice en la notaría, puede convertirse en una mala experiencia, sobre todo por la lentitud de reacción de estos programas conforme se les hace manejar un gran número de información.

Cuestión de estrategia

En Notarline, para estos casos, utilizamos una estrategia distinta y contamos, por ejemplo, con unas platillas Excel que nos aportan mucha flexibilidad y rapidez en el tratamiento de grandes volúmenes de datos, para después incorporarlos al índice de forma automatizada.

Gracias a esta estrategia somos muy eficientes en la elaboración de los índices con grandes volúmenes de datos y estamos preparados para ayudar a cualquier notaría, aunque no se trate de un cliente habitual y solo requiera de nuestra ayuda puntualmente.

Sin duda, vale la pena pensar en la elaboración del índice en el momento de confeccionar la escritura. Nuestra experiencia confirma que un pequeño esfuerzo inicial cuando se prepara la escritura permite reducir significativamente el tiempo de elaboración de su índice.

Cualificado y con experiencia: así es el perfil ideal del empleado que elabora índices notariales

Existe la creencia errónea de que la elaboración de los índices informatizados puede recaer en cualquier empleado de la notaría, sin necesidad de que esté formado para ello.

Sin embargo, nuestra experiencia nos demuestra que este planteamiento es equivocado. La elaboración de los índices es tan importante y acarrea consecuencias de tal calado, que sólo un empleado debidamente cualificado debería realizarla. Los responsables de los índices deben conocer todos los actos jurídicos y su destino, además de saber interpretar los documentos y localizar los datos relevantes.

Para asegurar la calidad de su contenido, la elaboración del Índice requiere de la participación de un especialista en la materia, con la formación adecuada para dominar en detalle cada uno de los datos exigidos en el índice único y poder reflejar cualquier negocio jurídico de la forma más apropiada posible.

Es recomendable que en la notaría exista como mínimo una persona al margen del propio Notario, especializada en la elaboración del índice y con amplia experiencia en la correcta interpretación de los datos.

En un contexto como el actual, en el que prácticamente todo está digitalizado e interconectado, la precisión de los datos compartidos debe ser total. Cualquier error puede comportar consecuencias indeseables, con perjuicios para los clientes y para las notarías, que podrían llegar a ser sancionadas.

 

Formación y experiencia

En este tema, es tan importante mantenerse bien formado y al día de las novedades en índices, como la experiencia en su elaboración. Una o dos veces al año, el Consejo General del Notariado introduce modificaciones en los índices, que quedan reflejados en los manuales. Los profesionales encargados deben mantenerse activamente al tanto de todas las novedades que se van produciendo, casi de manera autodidacta.

Aquí, la experiencia también es un grado, ya que facilita la tarea de interpretar las escrituras e identificar los datos relevantes.

Otra de las cualidades que se valora en estos profesionales es su capacidad de organización y autoexigencia. No olvidemos que el volumen de trabajo en las notarías acostumbra a ser muy elevado y es imprescindible organizarse bien para cumplir los plazos de remisión de los índices.

 

La ayuda de Notarline

Notarline es la empresa de servicios para despachos notariales especializada en la elaboración de los índices notariales. Incluso cuando la notaría cuenta con profesionales encargados de este trámite, pueden contar con Notarline para cubrir sus vacaciones o bajas médicas.

Nuestros profesionales responden a diversos perfiles, que garantizan la calidad de nuestros índices. Desde expertos con un alto perfil técnico (licenciados en Derecho, opositores a notarías, personas con amplia experiencia en despachos notariales…), que son quienes clasifican los documentos y señalan los datos importantes, a grabadores de datos que introducen la información.

La suma de ambos perfiles garantiza la excelencia de los índices elaborados por Notarline.

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